متدولوژی که توسط شرکت ARIS در سال ۱۹۹۹ برای SAP ارائه شده است AVE نامیده میشود. ARIS این متدولوژی را بر اساس چارچوب فرآیندهای کسب و کار این شرکت که خانه ARIS نامیده میشود ارائه میدهد. این چارچوب یک روش مدلسازی کل نگرانه است.
متدولوژی ARIS یکی از متدولوژیهای جامع و معتبر در سطح دنیا است اما وابستگی زیادی به ابزار ARIS دارد. همچنین دسترسی به جزییات آن تنها در صورت خرید محصولات ARIS امکانپذیر است. تغییراتی که ARIS در سازمان ایجاد میکند از نوع تغییرات یکباره و رادیکال نیست، از اینرو سازمان را با چالش جدی مواجه نمیسازد.
ما ابتدا به توضیح چارچوب ARIS میپردازیم و سپس متدولوژی AVE را معرفی خواهیم کرد.
خانه ARIS همانطور که پیشتر گفته شد یک شیوه کل نگرانه مدلسازی محسوب میشود. همانطور که در تصویر زیر مشهود است خانه ARIS از سه ستون و یک سقف تشکیل شده است. ستونها در این مدل نمایانگر داده، کنترل و عملکرد هستند و سقف نمایانگر کل سازمان است. سقف و ستونها نمادی از دیدهای مختلفی است که باید هنگام مدلسازی در نظر داشته باشیم.
در دید سازمانی، ساختار سازمانی و ویژگیهای جزئی نهادهای سازمانی شامل روابط نهادها، موقعیت آنها، نقشها، مهارتها و اشخاص در ارتباط با آنها مد نظر است.
در ستون داده، دادههایی که برای عملکرد فرآیندها لازم هستند تحلیل میشوند. در این بخش، نمودارهای ارتباط نهادها برای تحلیل دادهها استفاده میشود.
در دید وظیفهای اهداف و زیر هدفهای سازمان به طور کامل شناسایی میشوند. باید به این نکته توجه کرد که که یک زیر هدف میتواند در سطحی بالاتر در تعدادی از اهداف حضور داشته باشد. برای مثال زیر هدف “کاهش زمان اجرای فرآیند کسب و کار” در اهداف “افزایش رضایت مشتری” و “کاهش کلی هزینهها” نهفته است. در یک سطح پایینتر، هر زیرهدف با مجموعهای از وظیفهها که در برآورده ساختن اهداف یا زیرهدفها مشارکت دارند در ارتباط است. وظیفهها پس از آن به صورت سلسله مراتبی تا رسیدن به سطحی که مطلوب پروژه است شکسته میشوند.
هر بخش از سه سطح تشکیل میشود: سطح مفهومی، سطح معماری و سطح پیاده سازی.
سطح مفهومی بالاترین سطح است که در آن نیازمندیها در حوزههای داده، کنترل، عملکرد و سازمان تعریف میشوند. در واقع این سطح به نیازمندیهای غیر تکنیکی فرآیندهای کسب و کار و محیط اجرایی آن میپردازد.
سطح میانی خانه ARIS سطح معماری نامیده میشود. هدف این سطح ایجاد ارتباط میان سطح مفهومی و سطح پیادهسازی است. یعنی بعد از شناسایی نیازمندیها باید به فکر روشی برای ارضای آنها باشیم.
در سطح پیادهسازی باید به زیرساختهای لازم برای پیادهسازی توجه کافی مبذول گردد.
متدولوژی ARIS بر اساس چارچوبی که در بالا توصیف شد و بر پایه چرخه حیات ARIS استوار است. در تصویر زیر چرخه حیات ARIS و اجزای آن نمایش داده شده است.
چرخه حیات ARIS از ۴ فاز استراتژی، طراحی، پیاده سازی و کنترل تشکیل میشود
در ابتدای هر پروژهای لازم است که تحلیل مختصری از استراتژی سازمان به عمل آید. هدف پایهای فاز استراتژی توسعه یک نقشة ابتدایی و از بالا به پایین فرآیندها است. نقشة فرآیند یک تصویر کلی از سازمان در زمینة فرآیندهای کسب و کار ارائه میدهد و نقطة شروع هرگونه بهینهسازی فرآیندهای کسب و کار را مشخص میکند.
بخشهای مختلف کسب و کار و CSF ها برای هر بخش، پارامترهای مهم در تهیة نقشة فرآیند هستند. اینها وجه مشترک بین استراتژی شرکت و پروژة سازمانی محسوب میشوند. پاسخ به این پرسش که آیا پروژه در جهت درست پیش میرود یا نه تنها در صورتی امکانپذیر است که این وجوه مشترک به خوبی تعریف شوند.
دیگر اهداف فاز استراتژی در تعریف و اولویتبندی فرآیندهای کسب و کار نهفته است تا با استفاده از اهداف به بهینهسازی فرآیندها بپردازد.
نتایج فاز استراتژی:
خروجی فاز استراتژی:
این فاز بعد از فاز استراتژی انجام میشود و بهینهسازی فرآیندها در این فاز براساس نقشة فرآیندها و اهداف فرآیندهای نقشه تعریف میشوند.
هدف حیاتی از این فاز تحلیل فرآیندهای موجود کسب و کار به منظور یافتن نقطة آغازین برای بهینهسازی است. این نقطه آغازین همچنین میتواند در ساختارهای فرآیندها یافت شود و یا ازKPI (زمان فرآیند، رضایت مشتری، میزان خطاها و. …) استخراج گردد. سپس آلترناتیوهای فعالیتها تعیین شده و پیادهسازی طرحریزی میشود. معیار حیاتی در این فاز تمرکز بر شناخت و تعریف متغیرهای اهداف برای استخراج تحلیل سود و زیان یا محاسبات ROI است.
نتایج فاز طراحی:
خروجی فاز طراحی:
فاز پیادهسازی بلافاصله پس از فاز طراحی اجرا میشود و بنا نهادن فرآیندهایی جدید در سازمان براساس اهداف، از مهمترین کارهایی است که در این فاز انجام میشود. این فاز در یک طرف، شامل وفق دادن ساختار سازمانی با فرآیندها و وظایف مربوط به فرآیندهاست. و از طرف دیگر شامل ضمانت پشتیبانی بهینه سیستم اطلاعات از فرآیندهای جدید و اهداف خواهد بود.
فناوری اطلاعات بهعنوان ابزاری برای پیادهسازی بهینهسازی انجامگرفته بر روی فرآیندها از اهمیت زیادی برخوردار است و گامهایی که در فاز پیادهسازی اجرا خواهد شد همان گامهایی است که در فاز طراحی مورد توافق تیم اجرایی پروژه و مدیران سازمان بوده است. هدف این فاز تمرکز بر اهداف و CSF های هر بخش از سازمان به منظور ایجاد یک ساختار فرآیند محور پویا و کارآمد سازمانی است.
نتایج فاز پیادهسازی:
موفقیت سازمان که در نهایت به وسیلة مستندات شاخصهای حسابداری و مالی مشخص میشود، حاصل خلق ارزش در فرآیندهای کسب و کار سازمان است. بنابراین کنترل و مدیریت خروجی عملکرد فرآیندهای سازمان ضروری است. برای دستیابی به سود، لازم است که فرآیندهای محوری سازمان به صورت مؤثری بر اساس محدودیتهای هزینه، زمان و کیفیت طراحی شوند.
در بعد داخلی این کار به کاهش هزینهها و رضایت کارکنان منجر خواهد شد. و در بعد خارج سازمان، فرآیندهای کارا، رضایت مشتریان را ضمانت میکند. و میتواند سهم شرکت را در بازار افزایش داده یا حتی منجر به ایجاد بازاری جدید شود. کارایی فرآیندها باید به صورت منظم و مؤثر ارزیابی شود. بنابراین هرگونه مانعی میتواند در مراحل اولیه شناسایی شده و اقدامات مقتضی برای برطرف کردن آن انجام پذیرد. هدف فاز کنترل بازبینی و ارزیابی مستمر فرآیندهای کسب و کار بهمنظور ایجاد ابزاری برای کارایی بیشتر سازمان است.
نتایج فاز کنترل:
خروجی فاز کنترل:
مطالعه چارچوب های BPM: