BPMS چیست؟

با اهمیت مدیریت فرآیندهای سازمانی در چند دهه اخیر و رشد روز افزون علم BPM واحدهای توسعه و تعالی سازمان در سازمان‌ها ساختاریافته‌تر شدند و بهبود زنجیره ارزش سازمان و در نتیجه فرآیندهای سازمانی را سرلوحه خود قرار دادند. مستندات فرآیندی شکل گرفتند و معیارهای ارزیابی برای سنجش فرآیندها تعریف شدند. با افزایش روند تحلیل فرآیندهای مختلف ارتباطات مابین فرآیندها، ارتباطات فرآیندها با سیستم‌های تخصصی مختلف و درگیر بودن افراد مختلف با فرآیندها بر پیچیدگی تحلیل فرآیندها و ارزیابی آن‌ها اضافه کرد. همین امر موجب گردید تا سیستم‌های مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (BPMS) شکل بگیرند. این سیستم‌ها باعث شدند تا جریان‌های فرآیندی تحلیل‌شده در سازمان‌ها همانطورکه تحلیل شده‌اند اجرا شوند، ارتباط بین سیستم‌های مختلف و فرآیندها شکل بگیرند، پایش فرآیندها با استفاده از عملکرد واقعی فرآیندها انجام شوند و در نتیجه بهبود مستمری بر فرآیندها پیاده‌سازی گردد. استفاده از یک سیستم BPMS را می‌توان نقطه اوج همه تجربیات مشترک، تفکرات و پپیشرفت‌های حرفه‌ای در مدیریت کسب‌وکار دانست، زیرا این سیستم یک ابزار واقعی برای طراحی، اجرا، پایش و بهبود فرآیندهای کسب‌وکار است، که قابلیت یکپارچگی و پیوند زدن اشخاص، سیستم‌های اطلاعاتی، وظایف، کسب‌وکارها، مشتریان و شرکا با یکدیگر را دارا می‌باشد.

فوائد مستندسازی و مدلسازی فرایندها

1.    مستندسازی و مدلسازی فرایندها، یعنی مرئی ساختن نامرئی، اولین گام مهمی است که به سازمان کمک می کند تا روشی که در آن کار واقعا انجام می گیرد را مشاهده نماید، نه فقط روشی که فرد فکر می کند یا اعتقاد دارد که کار طبق آن انجام می گیرد. 

2.    مستندسازی و مدلسازی فرایندها، پایه ای را برای ارزیابی، تجزیه و تحلیل، آزمایش و بهبود فرایندها فراهم می کند. 
3.    مستندسازی و مدلسازی فرایندها، از طریق بیان منظم و استاندارد مجموعه ای از فعالیت ها، مراحل، تصمیمات، ورودی ها و خروجی ها، اسناد مرتبط و ... درک بیشتری از فرایند ایجاد می نماید. 
4.    مستندسازی و مدلسازی فرایندها، معمولا یک فعالیت تیمی است و یک فرد به تنهایی آن را انجام می دهد. 
5.    با مستندسازی و مدلسازی فرایندها، دانش موجود در رابطه با فرایند ارتقاء می یابد. 
6.    با مستندسازی و مدلسازی فرایندها، حس مشترکی را برای حذف فعالیت های زائد ایجاد می نماید. 
7.    با مستندسازی و مدلسازی فرایندها، امکان کشف ناهماهنگی ها و تعیین نقاط بالقوه انحراف و مشکلات وجود دارد.