یکی از چارچوبهای اجرایی پروژههای BPM توسط جان جستون و یوهان نلیس در سال ۲۰۰۸ ارائه شده است. جان جستون بیش از ۳۰ سال در زمینه تجارت و IT فعال بوده است. مدیریت فرآیندهای کسب و کار، بازمهندسی فرآیندهای کسب و کار و مدیریت پروژه بخشی از زمینههای تخصص وی محسوب میشوند. جستون تا کنون مشاور بسیاری از سازمانها در زمینه استراتژی و پیادهسازی پروژه های فرآیند محور بوده است.
یوهان نلیس نیز تجربیان فراوانی در گوشه و کنار جهان به عنوان مشاور مدیریت فرآیندهای کسب و کار داشته است. وی متخصص تطبیق فرآیندها با استراتژی، اهداف کسب و کار و IT است.
در همة پروژهها فاز شروع، فاز اولیة پروژه است، جایی که یکی از واحدهای سازمانی برای بهبود کسب و کار انتخاب میشود، و حوزههای پروژه مشخص شده، پایهریزی شده و در نهایت پروژه آغاز میگردد. از این نقطه، فازهای درک خلاقیت، توسعه و پیادهسازی مورد استفاده قرار میگیرند تا تک تک زیر پروژههای پروژه را راهنمایی کرده و این اطمینان حاصل شود که تمامی زیر پروژهها از یک شیوه یا چارچوب یکسان پیروی میکنند.
در طول مراحل نهایی پروژه، تیم پروژه، باید کار خود را تا درک ارزش یا سود مورد انتظار توسط سازمان ادامه دهد تا این اطمینان حاصل گردد که مرحلة گذار از یک پروژه به عملیات عادی کسب و کار (کسب و کار به صورت معمول) اتفاق افتاده است. این مرحله پروژه را از حالت پروژهای صرف خارج کرده و آن را به عملکردی پایدار تبدیل خواهد کرد.
در طول کل پروژه باید به «عناصر حیاتی» شامل مدیریت پروژه، مدیریت تغییر افراد و رهبری مورد قبول افراد توجه داشت. بدون وجود این عناصر حیاتی در پروژه، ریسک پروژه به صورت مشخصی افزایش خواهد یافت.
هر چارچوبی که توسط سازمان اتخاذ شود لازم است که به قدر کافی نسبت به ساختار سازمان انعطافپذیر و جامع باشد تا هر کدام از زیر پروژهها، با برنامهها و شیوههای سازمانی مطابقت داشته باشد.
چارچوب ارائه شده توسط جستون- نلیس علاوه بر اینکه نشان میدهد کارها چگونه باید در هر فاز انجام شوند، ارتباط میان فازها را هم بیان میکند.
این فاز شامل شناخت کامل اعضای تیم پروژه از استراتژی سازمان، مأموریت، اهداف استراتژیک، تجاری و اجرایی سازمان است. در این فاز باید به سوالات زیر پاسخ گفت:
استراتژی سازمان باید بین تمام افراد درگیر پروژه به اشتراک گذاشته شود (مخصوصاً مدیریت و کارکنان) تا با فرهنگ سازمان یکپارچه گردد. همچنین این استراتژی باید توسط افراد تیم پروژه به درستی درک گردد تا این اطمینان ایجاد گردد که محدوده و جهتگیری پروژه در تضاد با استراتژی نیستند. بلکه ارزشی را به آن میافزایند.
فرآیندها به تنهایی محصول یا هدف سازمان نیستد بلکه وسیلهای هستند برای رسیدن به اهداف سازمان. انتخاب یک هدف کسب و کار و شیوة رسیدن به آن هدف، استراتژی سازمان محسوب میشود. همانطور که در تصویر زیر مشهود است، تیم مدیریت مسئول انتخاب اهداف سازمان و اطمینان یافتن از این موضوع است که فرآیندها در اهداف مشارکت نموده، آنها را پشتیبانی و ارضا میکنند. بنابراین فرآیندهایی که با اهداف و استراتژی سازمان تطابق دارند کارایی بیشتری داشته و ماندگاری و پایداری آنها هم در طولانیمدت بیشتر خواهد بود.
نتایج فاز استراتژی سازمان که در واقع ورودی فازهای دیگر پروژه BPM محسوب میشود شامل موارد زیر است:
گامهای اصلی که در تطابق پروژه BPM ، استراتژی سازمان مؤثرند در تصویر زیر نشان داده شده است. عمل و طول هر یک از گامها در پروژهها و سازمانهای گوناگون متفاوت است.
فاز استراتژی سازمان همانطور که در تصویر پایین مشخص است خروجیهای ارزشمندی برای فازهای دیگر چارچوب فراهم میآورد:
در این فاز، معماری فرآیندها طراحی میشود. معماری فرآیند ابزاری است که به وسیلة آن سازمان مجموعهای از قوانین، اصول، خط مشی و مدلها را برایپیادهسازی BPM بنا مینهد. در واقع معماری فرآیند بستر طراحی و درک فرآیندهای اولیه BPM را فراهم میآورد. در این مرحله است که فرآیند، IT و معماری کسب و کار با استراتژی سازمان تطبیق داده میشوند.
فاز معماری فرآیندها ورودی فازهای دیگر چارچوب را همانطور که در تصویر پایین نشان داده شده است تأمین میکند. برای مثال میتوان موارد زیر را نام برد:
اگر مطالعات امکانسنجی نشان دادند که پروژه سودآوری لازم را دارد، بخش اول پروژه میبایستی آغاز گردد. این بخش شامل برنامهریزی پروژه، تامین منابع، هزینهیابی، تعریف حوزه ابتدایی و…. است.
تعیین نقطة شروع پروژه معمولاً از کارهای دشوار محسوب میشود. اهداف فرآیندها باید با استراتژی سازمان و معماری فرآیند سازمان منطبق شوند تا اطمینان حاصل شود که آنها در راستای بهبود یا افزودن ارزشی به ارزشهای سازمان هستند.
اطلاعاتی که در طول فاز شروع تولید میشوند همانطور که در تصویر زیر نمایش داده شد، به عنوان ورودی فازهای دیگر مورد استفاده قرار میگیرند.
خروجی این مرحله بهطور مشخص مربوط به فاز شناخت میشود. جایی که طرح پروژه توسعه مییابد، فرآیندها براساس ماتریس انتخاب فرآیند اولویتبندی میشوند و در مورد معیارهای اولیه تصمیمگیری میشود.
این فاز دربارة شناخت فرآیندهای موجود در سازمان است به نحوی که زمینه مناسب را برای فاز تغییر (نوآوری) فراهم آورد. مدلسازی فرآیندهای موجود (تنها در سطحی از جزییات که برای باز-طراحی فرآیندها در سطوح بعدی لازم است)، مشخص کردن معیارهای فعلی سنجش فرآیندها، تعیین مهارتها و تواناییهای لازم برای اجرای فرآیندهای فعلی از جمله فعالیتهای اساسی این فاز محسوب میشوند. پس از آن حوزه مرتبط با مرحله بعدی باید مشخص گردد. در این مرحله توانایی معیارها در نشان دادن ارزش واقعی فرآیند و پتانسیل آنها در سودآوریهای آینده بسیار حائز اهمیت است. جمعآوری معیارهای فرآیندهای پایه و اساسی برای ایجاد امکان مقایسههای آتی در مورد هزینههای فرآیندها و بهبود آنها حتماً باید صورت بگیرد.
برخی از نتایجی که از فاز شناخت مورد انتظار است به شرح زیر است:
همانطور که در تصویر بالا مشخص است، این فاز ورودی فازهای دیگر چارچوب را فراهم میآورد. برای مثال میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
ادامه چارچوب جستون- نلیس در استقرار BPM در مقاله بعدی بیان خواهد شد.
چارچوب جستون- نلیس در BPM- بخش اول
این نوشته برگرفته از کتاب Management by Process است.